В этой статья я хочу рассказать, как избежать часто встречающиеся ошибки в письмах. Я буду освещать три типа email-переписки:
Внутри компании
От компании к партнеру
Те, которые пишет робот
Общение в течение работы может идти не только через личные встречи, но и email, скайп и телефонные звонки. Из этого фиксированными остаются только письма, поэтому логичным является после телефонного звонка или скайп-конференции дублировать выводы для клиента. Это помогает проверить правильность понятого, также настраивает на следующий шаг.
Этика переписки выглядит примерно так:
В письмах внутри компании, если Вы получили email и не дали на него ответ, значит Вы автоматически его поняли и приняли к выполнению.
В письмах от компании к партнеру и наоборот следует немедленно отвечать, что email получен и к выполнению принято.
Роботы должны отправлять письма на любые значимые действия клиента - это могут быть заказы в интернет-магазине, смена пароля и прочее.
Помимо этого следует помнить, что каждое сообщение должно отражать последующий шаг, четко обозначать что и от кого сейчас требуется. Это в разы снижает уровень хаоса.
Просто красиво и уважительно обращаться к человеку по имени.
Никогда не отсылайте одно письмо на множество получателей, когда вы указываете всех в копии, потому что как минимум - это утечка клиентской базы, а как максимум - раскрытие конфиденциальных данных ваших клиентов.
Никогда не забывайте ставить подписи, а также пишите без ошибок и не закрывайте глаза на пунктуацию.
Откажитесь от тысяч восклицательных знаков. А если вы обращаетесь к человеку по имени-фамилии, то имя должно стоять первым, потому что это элементарный признак уважения. Таким образом, в этой стать е собрано несколько простых правил, которые призваны упростить Вашу переписку и сократить недопонимание между сторонами.
